Содержание письма

Как тональность письма, его стиль зависят от того, кому оно адресовано?

Самым непосредственным образом. Понятно, если вы пишете своим друзьям или знакомым, то и тон выбирается соответствующий. Им пишут просто, без вычурностей и излишне красивых и заумных фраз. Вы как бы ведете с ними задушевный разговор. При помощи письма, естественно. Читая его, ваш друг сможет воочию представить вас, ваше письмо непременно доставит ему несколько приятных минут, вызовет ответный душевный порыв, желание поделиться с вами своими радостями.

Есть одно общее требование к любому письму. Чем проще и яснее человек излагает свои мысли, тем большую симпатию он вызывает у того, кому пишет. Вычурные фразы, мало что значащий набор так называемых красивостей оказывает всегда обратное действие. Письмо от них только страдает.

В переписке с друзьями и близкими избегать этого следует особенно.

Что, если возникла необходимость написать незнакомому человеку?

Письмо незнакомому человеку требует особой продуманности и взвешенности каждого слова. В любом случае, прежде чем излагать цель своего письма, следует извиниться за то, что позволил себе отвлечь время и внимание человека безусловно занятого. И только потом приступать непосредственно к изложению сути.

Форма и содержание извинения может быть и другой. Это зависит от цели письма. Но бесспорно следующее: каждое слово вашего письма должно быть выверено и изящно. Ведь это ваше письмо — своеобразное знакомство с вами интересующего вас человека. По письму, по его стилю он будет судить о вас.

Нередко письма к незнакомым людям связаны с какой-либо просьбой, исполнение которой вам желательно и необходимо. И здесь важно учитывать, что в просьбе всегда легче отказать под благовидным предлогом, чем выполнить ее. Поэтому своим письмом вы должны расположить к себе нужного человека, вызвать у него желание помочь вам.

Как правило, подобные письма адресуются разного рода чиновникам и руководителям. В таком письме надо быть особенно осторожным, чтобы не перейти границ вежливости и доброты, которые немедленно превратятся в неприкрытую месть и вызовут негативную реакцию.

Впрочем, более подробный разговор о просьбах у нас еще впереди.

В последние годы широкое распространение получила рассылка писем руководителям различных фирм и организаций с предложением о возможном сотрудничестве. Как правило, эффективность их крайне мала, потому что в них не учитываются все требования написания писем к незнакомым людям. Растиражированные в 500—1000 экземпляров и направляемые по разным адресам, написанные общими фразами, они просто не могут заинтересовать каждого конкретного руководителя. По такому письму о будущем партнере по бизнесу никогда благоприятное впечатление не сложится.

Вообще, содержание письма зависит от целей, которые ставит перед собой пишущий. Они бывают настолько различны, что нет никакой возможности рассказать о малой части из них. В каждом конкретном случае, садясь писать письма, вам в зависимости от цели нужно тщательно продумать их содержание. Не забудьте учесть и такие аспекты, как возраст, пол, занимаемая должность и многое другое.

Однако на некоторых наиболее часто встречаемых группах писем имеет смысл остановиться более подробно.